Rabu, 25 April 2012

Proses Komunikasi


Dalam hubungannya dengan proses sosial, komunikasi menjadi sebuah cara dalam melakukan perubahan sosial (social change). Komunikasi berperan menjembatani perbedaan dalam masyarakat karena mampu merekatkan kembali sistem sosial masyarakat dalam usahanya melakukan perubahan. Namun begitu, komunikasi juga tak akan lepas dari konteks sosialnya. Artinya ia akan diwarnai oleh sikap, perilaku, pola, norma, pranata masyarakatnya. Jadi keduanya saling mempengaruhi dan saling melengkapi, seperti halnya hubungan antara manusia dengan masyarakat. Little john (1999), menjelaskan hal ini dalam genre interactionist theories. Dalam teori ini, dijelaskan bahwa memahami kehidupan sosial sebagai proses interaksi. Komunikasi (interaksi) merupakan sarana kita belajar berperilaku. Komunikasi merupakan perekat masyarakat. Masyarakat tidak akan ada tanpa komunikasi. Struktur sosial-struktur sosial diciptakan dan ditopang melalui interaksi. Bahasa yang dipakai dalam komunikasi adalah untuk menciptakan struktur-struktur sosial.
Hubungan antara perubahan sosial dengan komunikasi (atau media komunikasi) pernah diamati oleh Goran Hedebro (dalam Nurudin, 2004) sebagai berikut :
Teori komunikasi mengandung makna pertukaran pesan. Tidak ada perubahan dalam masyarakat tanpa peran komunikasi. Dengan demikian, bisa dikatakan bahwa komunikasi hadir pada semua upaya bertujuan membawa ke arah perubahan.
Meskipun dikatakan bahwa komunikasi hadir dengan tujuan membawa perubahan, namun ia bukan satu-satunya alat dalam membawa perubahan sosial.
Dengan kata lain, komunikasi hanya salah satu dari banyak faktor yang menimbulkan perubahan masyarakat.

Media yang digunakan dalam komunikasi berperan melegitimasi bangunan sosial yang ada. Ia adalah pembentuk kesadaran yang pada akhirnya menentukan persepsi orang terhadap dunia dan masyarakat tempat mereka hidup.
Komunikasi adalah alat yang luar biasa guna mengawasi salah satu kekuatan penting masyarakat; konsepsi mental yang membentuk wawasan orang mengenai kehidupan. Dengan kata lain, mereka yang berada dalam posisi mengawasi media, dapat menggerakkan pengaruh yang menentukan menuju arah perubahan sosial.
Komunikasi sebagai proses sosial adalah bagian integral dari masyarakat. Secara garis besar komunikasi sebagai proses sosial di masyarkat memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut : (1) Komunikasi menghubungkan antar berbagai komponen masyarakat. Komponen di sini tidak hanya individu dan masyarakat saja, melainkan juga berbagai bentuk lembaga sosial (pers, humas, universitas); (2) Komunikasi membuka peradaban (civilization) baru manusia; (3) Komunikasi adalah manifestasi kontrol sosial dalam masyarakat; (4) Tanpa bisa diingkari komunikasi berperan dalam sosialisasi nilai ke masyarakat; dan (5) Seseorang akan diketahui jati dirinya sebagai manusia karena menggunakan komunikasi. Itu juga berarti komunikasi menunjukkan identitas sosial seseorang.

Peralatan Kearsipan


Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
  1. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.
  2. Folder, folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
  3. Guide, Guide adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.
  4. Filing Cabinet, Filing cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlacii ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.
  5. Almari Arsip, Almari arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.
  6. Berkas Kotak (Box file), Berkas atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya diperbgunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping).
  7. Rak Arsip, Rak arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah
  8. Rotary Filling, Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).
  9. Cardex (Card Index), Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartukartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.
  10. File yang dapat dilihat (Visible reference record file), Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya. 

Penyimpanan Arsip


Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip.
Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian di atas). Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah ditemu-balikkan atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah- langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi dan asas campuran atau kombinasi.
  1. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Dengan demikian, penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu.
  2. Sebaliknya, penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. Dalam hal yang demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya.
  3. Sedangkan asas campuran, merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan.
Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara aktual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut populer dengan sebutan “filingSystem". Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari:
  1. Sistem Abjad,
  2. Sistem angka/nomor (numerik),
  3. Sistem Wilayah,
  4. Sistem subyek, dan
  5. Sistem Urutan Waktu (kronologis).
Disamping kelima sistem di atas, banyak arganisasi atau instansi yang menerapkan sistem kombinasi. 

ARSIP


Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang dan atau pembatasan  ruang lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip, dirasa sangat  penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. Secara  etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam bahasa  Ingris disebut "archive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti  permulaan. Kemudian dari kata “arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang  berarti catatan. Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon"  yang berarti "gedung pernerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga  berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti:  catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusankeputusan,  akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Dalam  bahasa Ingris, arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya  simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan  sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering di  sebut sebagai berkas.
Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar,  rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau  keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas  suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti  surat; akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.
Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, memberikan rumusan arsip sebagai berikut:
  1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
  2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selanjutnya, UU No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Menurut Undang-undang tersebut, tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggunjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah (Pasal 3 UU.No. 7 Tahun 1971).

2.2 Jenis-Jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macarn, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:
1. Berdasarkan Fungsi.
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
  1. Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
  2. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaKSanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
2 Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
  1. Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
-          Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
-          Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
-          Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
-          Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
  1.  Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:
-          Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
-          Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.
3. Berdasarkan sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
  1. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
  2. Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum
4. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
  1. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
  2. Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit.
  3. Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
5.  Berdasarkan keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

6.  Berdasarkan subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
7.  Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya.
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.
8. Berdasarkan Sifat Kepentingannya.
Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

2.3 Ciri-Ciri Arsip Dinamis
Berdasarkan uraian terdahulu, bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan demikian, arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:
  1. Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
  2. Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat. Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibedakan atas:
  1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor
  2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun
  3. Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2.4 Siklus Arsip Dinamis
Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle).
Tahap pertama, adalah merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film,tape atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita, atau yang dibuat oleh instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.
Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Karena tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang cepat, maka arsip dinamis disinpan di kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip. Umumnya arsip dinamis memiliki siklus hidup aktif sekitar satu sampai dua tahun, namun masih ada juga arsip dinamis yang memiliki siklus aktif yang lebih panjang. Misalnya, berkas pegawai (karyawan) pasti merupakan berkas aktif selama pegawai tersebut tetap bekerja di suatu instansi atau perusahaan.
Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan sebagainya.
Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip.
Penyusunan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna primer (hukum, fiskal, administratif, keilmuan), maupun nilai guna sekunder. Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan)atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip, beserta jangka waktu penyimpanannya, dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pernbakaran, pencacahan, pembuburan, dan kimiawi.
Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP.No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). Menurut PP 34 tahun 1979, penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. Misalnya, USU memiliki unit kearsipan (record center) tersendiri, sehingga masing-masing Fakultas, Lembaga, UPT, dsb., akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang ditentukan. Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta, yayasan, dsb. disusutkan berdasarkan UU. No.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Inti dari penyusutan dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah. Contoh Format Jadwal Retensi Arsip :

No
Jenis/ Seri Arsip
Jangka Simpan
Keterangan
Aktif
Inaktif
1.
Kepegawaian
-          Lamaran pekerjaan yang diterima
3 bulan
-
Musnah

-          Lamaran kerja yang diterima
6 bulan
1 tahun
Musnah

-          Cut I
1 tahun
1 tahun
Musnah

-          Personal file profesor…
Sampai pensiun
3 tahun sesudah pensiun
Diserahkan
2.
Keuangan
-          Daftar gaji
1 tahun
5 tahun
Musnah

-          Kontrak penjualan asset
1 tahun
5 tahun
Diserahkan

Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti, Perpustakaan dan Depo Arsip kota, Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi, atau ANRI, statusnya akan berubah menjadi arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena arsip tersebut memiliki nilai informasi, historis, ilmiah, dan pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb.) Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara. 

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
Pada hari ini…..tanggal….. bulan…….. tahun……. ,telah dilaksanakan pemusnahan arsip berdasarkan Jadwal Rentensi Arsip. Adapun arsip yang dimusnahkan adalah sebagaimana tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir. Pelaksanaan pemusnahan dilakukan dengan cara:……………………………………
                                                  Saksi-Saksi,
(…………………….)             (……..………………)       (……….…………….)          
      Petugas                                   Bagian Hukum                       Bagian Pengawasan

BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS
Pada hari ini … ,tanggal, ……,bulan………,tahun…. ,kami yang bertanda tangan di bawah ini:
  1. N a m a :
Jabatan :
Dalam hal ini bertindak atas nama ………… (instansi yang menyerahkan) untuk selanjutnya disebut Pihak Pertama.
  1. Nama :
Jabatan :
Dalam hal ini bertindak sebagai atas Arsip Nasional. RI (Perpustakaan dan Depo Arsip Sumatera Utara) untuk selanjutnya disebut Pihak Kedua, menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip statis seperti tercantum dalam daftar Pertelaan Penyerahan untuk disimpan di …………………………..
        Yang Menyerahkan,                                                       Yang Menerima,

          (                         )                                                         (                         ) 

Otonomi Daerah


Sebelum adanya otonomi daerah, pemerintahan lama di Indonesia menggunakan system pemerintaha yang bersifat sentaralisasi. Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Kelemahan dari sistem sentralisasi adalah di mana seluruh keputusan dan kebijakan di daerah dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pemerintah pusat, sehingga waktu yang diperlukan untuk memutuskan sesuatu menjadi lama. Kelebihan sistem ini adalah di mana pemerintah pusat tidak harus pusing-pusing pada permasalahan yang timbul akibat perbedaan pengambilan keputusan, karena seluluh keputusan dan kebijakan dikoordinir seluruhnya oleh pemerintah pusat.
Kebalikan dari sentralisasi adalah desentralisasi. Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.
Pada sistem pemerintahan yang terbaru tidak lagi banyak menerapkan sistem sentralisasi, melainkan sistem otonomi daerah atau otda yang memberikan sebagian wewenang yang tadinya harus diputuskan pada pemerintah pusat kini dapat di putuskan di tingkat pemerintah daerah atau pemda. Kelebihan sistem ini adalah sebagian besar keputusan dan kebijakan yang berada di daerah dapat diputuskan di daerah tanpa adanya campur tangan dari pemerintahan di pusat. Namun kekurangan dari sistem desentralisasi pada otonomi khusus untuk daerah adalah euforia yang berlebihan di mana wewenang tersebut hanya mementingkat kepentingan golongan dan kelompok serta digunakan untuk mengeruk keuntungan pribadi atau oknum. Hal tersebut terjadi karena sulit untuk dikontrol oleh pemerintah di tingkat pusat.

Pengertian atau Definisi Otonomi Daerah
Otonomi Daerah adalah kewenangan Daerah Otonom untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat menurut prakarsa sendiri berdasarkan aspirasi masyarakat sesuai dengan peraturan perundang-undangan (pasal 1 huruf (h) UU NOMOR 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah).
Daerah Otonom, selanjutnya disebut Daerah, adalah kesatuan masyarakat hukum yang mempunyai batas daerah tertentu berwenang mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat menurut prakarsa sendiri berdasarkan aspirasi masyarakat dalam ikatan Negara Kesatuan Republik Indonesia (pasal 1 huruf (i) UU NOMOR 22 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah).
Pengertian otonomi daerah ada dua yaitu secara konseptual dan menurut Undang-Undang. Daerah otonom memiliki otonomi luas yang mempunyai hak dan kewajiban. Penyelenggaraan otonomi daerah (otoda) terdiri dari desentralisasi, tugas pembantuan, dekonsentrasi, asas umum penyelenggaraan negara. Pelaksanya adalah pemerintah daerah (pemda) yang memiliki program pemerintah/kebijakan publik.
Kebijakan publik ditinjau dari tahap penyusunan terdiri dari politisasi, perumusan program, pelaksanaan program, dan monitoring dan evaluasi. Tipe kebijakan adalah bersifat regulatif, redistributif, distributif, dan konstituen. Di antara bentuk kebijakan publik adalah perda atau keputusan kepala daerah.
Otonomi daerah menuntut partisipasi masyarakat yang dirinci menjadi tipe dan bentuk. Tipenya terdiri dari aktif, militan-radikal, pasif, dan apatis. Bentuknya terdiri dari individual/kolektif, langsung/tak langsung, material/nonmaterial, kegiatan pemilihan, lobying, kegiatan organisasi, mencari koneksi.
Pelaksanaan otonomi daerah dipengaruhi oleh faktor-faktor yang meliputi kemampuan si pelaksana, kemampuan dalam keuangan, ketersediaan alat dan bahan, dan kemampuan dalam berorganisasi.
Otonomi daerah tidak mencakup bidang-bidang tertentu, seperti politik luar negeri, pertahanan keamanan, peradilan, moneter, fiskal, dan agama. Bidang-bidang tersebut tetap menjadi urusan pemerintah pusat. Pelaksanaan otonomi daerah berdasar pada prinsip demokrasi, keadilan, pemerataan, dan keanekaragaman.
Pengertian lebih luas lagi adalah wewenang/kekuasaan pada suatu wilayah/daerah yang mengatur dan mengelola untuk kepentingan wilayah/daerah masyarakat itu sendiri mulai dari ekonomi, politik, dan pengaturan perimbangan keuangan termasuk pengaturan sosial, budaya, dan ideologi yang sesuai dengan tradisi adat istiadat daerah lingkungannya.

Pilihan untuk Perubahan pada Imperial Chemical Industries

Teori aplikasi merupakan kajian-kajian terhadap pokok-pokok masalah dalam satu perusahaan. Misalnya yang dikenal dengan 4R, yaitu Reframing, Restructuring, Revitalization, and Renewal. Banyak perusahaan yang melakukan 4R ini dalam upaya mempertahankan dan meningkatkan eksistensi dan kreativitasnya. 



John Harvey-Jones duduk menghadapi meja kerjanya dan membuat pertimbangan untuk masa depan. Dia baru saja diangkat sebagai ketua dewan pada Britain’s Imperial Chemical Industries (ICI), dan dia tahu bahwa dia harus membuat suatu reorganisasi yang serius.
ICI adalah sebuah perusahaan internasional yang komoditi utamanya adalah bahan-bahan kimia. Perusahaan itu terdiri dari 11 divisi yanh meliputi bidang: khusus kimia, farmasi, bahan kimia dan pupuk untuk pertania,cat, bahan peledak, minyak, serat, petrokimia, dan plastic. Merupakan sebuah perusahaan Ingris yang selalu memenuhi pasaran Amerika dan Eropa serta pasar-pasar yang lebih kecil di negara lain.
Situasi terbaru. Resesi dunia tahun 1980 merupakan pukulan berat bagi ICI. Laba tahun 1979 sebanyak $595 juta, tetapi tahun 1980 ICI menderita rugi $27 juta; tahun 1982, hanya memperoleh $196 juta. Kemerosotan drastis ini disebabkan oleh beberapa faktor: ekonomi dunia yang jelek, tingginya nilai pound, jatuhnya harga komoditi dunia, dan meningkatnya biaya operasi. Juga, tak terarahnya tanggapan terhadap factor-faktor luar ini turut menjadi masalah. Tahun 1982, faktor ini malah terbalik: bilai ekonomi melemah dan gambaran ekonomi dinia cerah. Namun, banyak dari masalah-masalah yang dikemukakan ini masih ada dalam ICI dan harus dihadapi oleh pimpinan bari ICI.
Alternative. Harvey-Jones yakin bahwa langkah pertama adalah menguji struktur terakhir dan memfungsikan dewan direktur. Dalam mewujudkan hal ini, dia mengakui adanya tiga alternatif pokok untuk menyusun struktur manajemen ICI yang akan datang: mempertahankan status quo, menjadikannya sebuah holding company, atau membuat perusahaan lebih banyak bagian-bagiannya melalui penstrukturan kembali tanggung jawab. Setiap alternatif mengandung keuntungan dan kerugian, tetapi harus dipilih.
Pada waktu itu, perusahaan disusun sedemikian rupa sehingga setiap anggota dewan bertanggungjawab atas satu divisi yang terpisah. Dengan demikian, anggota dewan merencanakan masa depan untuk divisinya dan mencoba meyakinkan anggota lain untuk mendukung. Dalam diri setiap anggota lalu muncul suatu kepentingan pribadi tatkala melihat divisinya menerima dana untuk pengeluaran modal, anggaran yang besar, dan juga kesempata untuk mengejar suatu tujuan yang mungkin sesuai atau tidak sesuai dengan entah tujuan divisi lainatau tujuan perusahaan sebagai keseluruhannya. Setiap anggota merencanakan suatu strategi untuk divisinya, dan tidak boleh ada yang mengabaikan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Tak aneh lagi, tujuan-tujuan yang bertentangan adalah mungkin, kepentingan-pribadi mulai lumrah.
Satu pilihan untuk perubahan adalah menjadikannya sebuah holding company, dewan direktur akan sedikit memberi bimbingan dan pedoman kepada warga divisi. Setiap divisi diharapkan menyumbangkan sejumlah laba tertentu pada perusahaan; masing-masing secara mandiri bertanggungjawab ata tercapainya tujuan laba divisinya. Pada umumnya,  holding company tidak membutuhkan dewan direktur yang aktif.
Pilihan terakhir adalah membuat dewan bertanggung jawab atas keseluruhan arah dan performans dari seluruh perusahaan. Tujuan untuk setiap divisi, baik sebagai individu divisi maupun badan perusahaan lebih ditentukan oleh keseluruhan dewan ketimbang oleh satu pribadi. Tanggung jawab harian dilimpahkan pada manajer setiap divisi, tetapi proses pengambilan keputusan harus ditinjau oleh dewan direktur.

Sumber: James A.F. Stoner and R. Edward Freeman, “Manajemen, edisi keempat jilid 1,” Desember 1991, hal 414.

Penyederhanaan Corak-Hidup Manajemen Amerika


Teori aplikasi merupakan kajian-kajian terhadap pokok-pokok masalah dalam satu perusahaan. Misalnya yang dikenal dengan 4R, yaitu Reframing, Restructuring, Revitalization, and Renewal. Banyak perusahaan yang melakukan 4R ini dalam upaya mempertahankan dan meningkatkan eksistensi dan kreativitasnya.

Penyederhanaan Corak-Hidup Manajemen Amerika

Banyak perusahaan Amerika memakai struktur organisasi birokratis bila mengalami masa-masa stabil, bila mendominasi lingkungan mereka masing-masing, dan bila asumsi-asumsi pertumbuhan ekonomi terus menerus berangsur secara nyata. Dengan demikian perusahan-perusahaan seperti Xerox, Exxon, IBM, dan GM mengembangkan birokrasi dengan banyak lapisan yang akhirnya menjadi terlalu rumit dan juga tidak praktis dalam membuat tanggapan yang tepat terhadap zaman yang cepat berubah.
Munculnya masalah-masalah fisikal nasional yang semakin rumit, gelombang penggabungan (merger), pelepasan (divestitures) dan pembelian perusahaan (acquisition) yang belum pernah terjadi sebelumnya, deregulasi beberapa industri, dan semakin bertambahnya perusahaan wiraswasta baru, sangat mempercepat persaingan domestik maupun internasional. Tambahan lagi, kemajuan teknologi yang semakin meluas, mendorong perusahaan- perusahaan yang puas dengan birokrasi yang tinggi untuk menjadi semakin kurang hirearkis dan lebih mampu menyesuaikan diri dengan lingkungan. Konsep-konsep baru yang penting yakni efisiensi dan efektivitas, ditandai dengan usaha-usaha organisasi untuk menciptakan struktur yang lebih sederhana dan fleksibel sehingga dapat lebih siap menanggapi akselerasi dan kemampuan manuver dan ekonomi yang dikemudi pasar. Istilah untuk menggambarkan proses yang rumit ini adalah penyederhanaan (downsizing).
Meskipun banyak orang sudah dipengaruhi oleh kecenderungan ke arah penyederhanaan, namun yang secara khusus dipengaruhi dalam hal ini adalah para manajer mengengah. Kelompok yang pernah dianggap tahan terhadap terminasi ini terpukul keras oleh penyederhanaan. Antara tahun 1984-1988, lebih dari satu juta pekerja pekerja professional dan manajemen dipecat dari pekerjaan mereka. Kecenderungan ini berlanjut pada saat perusahaan- perusahaan seperti CBS, AT&T, GE, IBM, Exxon, GM, dan lainnya terus mereorganisasi dan menyusun kembali birokrasi yang kuno menjadi satu konfigurasi yang dapat lebih mudah dikelola.
Perusahaan- perusahaan besar ini yang sikap dan cara kerjanya hamper selalu bersifat paternalistic akhirnya menimbulkan kekecewaan besar bagi banyak manajemen yang kehilangan ketenangan jabatan seumur hidup yang pernah dianggap pasti. Apakah ada masalah-masalah etik di sini yang perlu diperhatikan oleh perusahaan- perusahaan berskala besar itu? Apakah manajer-manajer menengah kurang loyal pada perusahaan- perusahaan baru ketimbang pada perusahaan di mana mereka pernah ada? Bagaimana pergantian perjanjian manajemen  ini bisa mengubah persetukuan yang etis antara perusahaan dan manajemen menengah?

Sumber: James A.F. Stoner and R. Edward Freeman, “Manajemen, edisi keempat jilid 1,” Desember 1991, hal 398.

administrasi negara sebagai ilmu dalam konstruksi perkembangan pemikiran yang paradigmatik

Administrasi muncul pada akhir abad 19 atau awal abad 20 yang dipelopori oleh F.W. Taylor dan Henry Fayol dengan gerakan scientific management. Untuk memahami lebih lanjut mengenai administrasi negara sebaiknya dipahami melalui paradigma (Nicholas Henry). Paradigma dalam administrasi negara amat bermanfaat, karena dengan itu dapat dipahami dalam tingkatan di mana bidang itu berada. Administrasi negara telah dikembangkan sebagai suatu kajian akademis melalui lima paradigma yang saling tumpah didih.Tiap fase mempunyai ciri-ciri tertentu sesuai locus (menunjukkan tempat bidang itu berada) dan focus (menunjukkan sasaran dari bidang studi). Dengan begitu bila kita mengetahui focus dan locusnya memudahkan kita untuk bisa memahami paradigma dan mendukung administrasi negara sebagai ilmu

Public Relation


Bukan hal aneh lagi jika anatara lemabaga atau organisasi dengan publiknya selalu ada perbedaan-perbedaan kepentingan. Kepentingan yang berbeda itu menimbulkan dampak negatif bagi kedua belah pihak. Untuk menjembatani anatara kepentingan-kepentinga tersebut maka public relations diciptakan.
Publik adalah sekelompok oramg yamg memiliki kaitan kepentingan atau interest yang sama terhadap hal-hal yang berkaitan dengan suatu organisasi. Publik ialah apa yang selalu berhubungan dengan kita setiap hari, yaitu teman, pelanggan, pedagang, dan sebagainya, yang mempunyai pengaruh terhadap sikap dan tindakan kita. Dan publik tidak memiliki hubungan dengan kita tetapi mempunyai pengaruh, yaitu melalui simbol-simbol, kata-kata, atau gambar-gambar di surat kabar, buku-buku, majalah, radio, televisi, film, dan lain sebagainya.
Menurut mereka, public relations akan berdampak pada citra organisasi. Dan sasaran public relations adalah menciptakan coorporative positive.
Rex. F. Harlow, salah seorang pelopor dalam bidang ini, mendefinisikan public relations sebagai ilmu yang mempelajari di mana suatu organisasi mencoba memenuhi pertanggungjawaban masyarakat, menjamin pemngakuan masyarakat dan bila perlu persetujuannya untuk memperoleh hasil yang diharapkan. Disampin iti, ia mengatakamn bahwa public relations adalah suatu proses dimana suatu organisasi menganalisa keperluan dan keinginan dari pada semua pihak yang berkepentingan (public) agar lebih dapat menanggapi kehendaknya.
Public Relation menurut Howard Bonham yaitu suatu seni untuk menciptakan pengertian public yang lebih baik yang dapat memeperdalam keprcayaan public terhadap seseorang atau organisasi atau badan.Menurut J.C Seidel, Public Relation adalah proses yang continue dari usaha-usaha manajemen untukl memperolehgood will (keinginan yang baik) dan pengetian dari langganannya, pegawainya, dan public pada umumnya, ke dalam dengan mengadakan analisa dan perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri, ke luar dengan menyatakan pernyataan-pernyataan.
Glen dan Deeny Griswold mendefinisikan public relations sebagai suatu fungsi manajemen yang menilai sikap public, menunjukan kebijaksanaan dan posedur dari individu atau organaisasi atas dasar kepentingan public dan melaksanakan rencana kerja untuk memperoleh pengertian dari public.
J.H Wright mendefinisikan public relations yang modern sebagai suatu rencana tenteng kebijaksanaan dan kepemimpinan yang akan menanamkan kepercayaan public dan menambah pengertian mereka.
Sedangkan Onong Uchyana Efendy mendefinisikan public relations sebagai kegiatan yang berncana untuk menciptakan, membina dan memelihara sikap budi yang menyenangkan bagi organisasi di satu pihak dan public di pihak lain. Untuk mencapainya ialah dengan jalan komunikasi yang baik dan luas secara timbal balik.

Tujuan Public Relation:
a.       Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dan public pada umumnya
b.      Menciptakan opini public yang favourable

Secara umum tugar public relations adalah melaksanakan komunikasi yang luas dan komunikatif yang sifatnya two way traffic communication.

Secara internal, tugas public relations adalah:
a.       Memasang pengumuman
b.      Menerbitkan majalah intern
c.       Memperhatikan kepentingan pegawai
d.      Mengadakan kotak saran
e.       Concelling
f.       Memberi laporan berskala

Secara eksternal, tugas public relations, yaitu:
a.       Personal contact
b.      Press releases
c.       Press relations
d.      Press conferences
e.       Publisitas
f.       Radio
g.      TV

Ada 4 tahapan dalam pelaksanaan Public Relation, yaitu:
1.      Research (Penelitian)
Pengumpulan fakta-fakta terhadap apa yang akan mereka rencanakan untuk proses public relation. Ada 2 macam research, yaitu motivation research dan opinion research.
2.      Planning (Perencanaan)
Merencanakan hal apa saja yang akan dilakukan dalam proses public relation.
3.      Action (Pelaksanaan)
Dimana proses public relation ata komunikasi berlangsung.
4.     Evaluation (Penilaian)
Penilaian terhadap hasil pelaksanaan public relation atau komunikasi apakah sesuai dengan yang diharapkan atau tidak.