Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam
pengertian. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut
pandang dan atau pembatasan ruang
lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip, dirasa sangat penting untuk menjelaskannya berdasarkan
etimologi atau asal-usul katanya. Secara
etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief",
dan dalam bahasa Ingris disebut
"archive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang
berarti permulaan. Kemudian dari kata
“arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan. Selanjutnya kata "ta
archia" berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti "gedung
pernerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara
teratur bahan-bahan arsip seperti:
catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat,
keputusankeputusan, akte-akte,
daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Dalam bahasa Ingris, arsip juga sering dinyatakan
dengan istilah file yang artinya
simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari
kabinet, dan sebagainya yang
dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering di sebut sebagai berkas.
Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk
menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran
(catatan, bahan tertulis, daftar,
rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi
informasi atau keterangan untuk disimpan
sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat
berasal dari bahasa Arab yang berarti
surat; akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas,
yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.
Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa
arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). Artinya,
kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha,
yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta.
Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau
surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan
dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu
sebagai surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, memberikan rumusan arsip sebagai berikut:
- Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun
kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
- Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan,
dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Selanjutnya,
UU No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan
naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik
yang tertulis, maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman,
film dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah
naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain
yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Menurut
Undang-undang tersebut, tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggunjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut
bagi kegiatan Pemerintah (Pasal 3 UU.No. 7 Tahun 1971).
2.2
Jenis-Jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau
macarn, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:
1.
Berdasarkan Fungsi.
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan
menjadi:
- Arsip
dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi
perkantoran.
- Arsip
statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam
perencanaan, pelaKSanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl
perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari.
2
Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat
dibedakan atas:
- Nilai
guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai
guna primer meliputi:
-
Nilai guna
administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
-
Nilai guna hukum yaitu
arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan
kewajiban warga negara dan pemerintah.
-
Nilai guna keuangan
yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan
pertanggungjawaban keuangan.
-
Nilai guna ilmiah dan
teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai
akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
- Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip
yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi
lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta
kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban
nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:
-
Nilai guna pembuktian,
yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk
menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan,
dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan,
serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
-
Nilai guna informasi,
yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan
penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.
3.
Berdasarkan sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
- Arsip
tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku
ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
- Arsip
terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum
4.
Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya,
arsip dibagi atas :
- Arsip
sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),
atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat
tertentu.
- Arsip
pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional
di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan
nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga
pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu
Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau
arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip
unit.
- Arsip
unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam
suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus,
karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
5.
Berdasarkan keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip
asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
6.
Berdasarkan subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat
dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian,
Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
7.
Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya.
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari
berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini
diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan
yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah
perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita
acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain
surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam, piringan hitam,
mikrofilm, CD, dsb.
8.
Berdasarkan Sifat Kepentingannya.
Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan
atas, arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan
tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu
disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip penting yaitu arsip yang
mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan
sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam
membantu kelancaran pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang
lama, akan tetapi tidak mutlak permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat
permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk
mahasiswa, dsb.
2.3
Ciri-Ciri Arsip Dinamis
Berdasarkan uraian terdahulu, bahwa arsip dinamis
adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari. Dengan demikian, arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:
- Arsip
yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan
dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
- Arsip
yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh
karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang
kerahasiaan surat-surat. Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan
kegunaannya, arsip dinamis dapat dibedakan atas:
- Arsip
aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan
pekerjaan di kantor
- Arsip
semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun
- Arsip
inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.
2.4
Siklus Arsip Dinamis
Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus
hidup (life sicle).
Tahap pertama, adalah merupakan tahap penciptaan.
Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau data
dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film,tape atau media lainnya.
Pada tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh
instansi/kantor kita, atau yang dibuat oleh instansi lain, yang diterima oleh
kantor kita.
Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan
jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini
pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas
dinamis. Karena tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang
cepat, maka arsip dinamis disinpan di kantor pada tempat-tempat penyimpanan
seperti filing cabinet atau almari arsip. Umumnya arsip dinamis memiliki siklus
hidup aktif sekitar satu sampai dua tahun, namun masih ada juga arsip dinamis
yang memiliki siklus aktif yang lebih panjang. Misalnya, berkas pegawai
(karyawan) pasti merupakan berkas aktif selama pegawai tersebut tetap bekerja
di suatu instansi atau perusahaan.
Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini
terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi
sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip itu disimpan dalam tempat
penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center).
Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena
kebutuhan rujukan, dan sebagainya.
Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal
retensi Arsip (JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan
dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh
perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif. Tindakan ini harus
dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit ditemukan kembali
(retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpul
secara alami (accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan arsip
diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip
manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk
menyusutkan arsip.
Penyusunan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan
arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna primer (hukum, fiskal,
administratif, keilmuan), maupun nilai guna sekunder. Permusnahan dilakukan
dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan)atas dasar nilai kegunaannya
dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA) yang berupa daftar yang
berisi jenis/seri arsip, beserta jangka waktu penyimpanannya, dimana JRA
dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip. Pemusnahan dapat dilakukan
dengan cara pernbakaran, pencacahan, pembuburan, dan kimiawi.
Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara
menyerahkan arsip yang bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke
badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP.No. 34 tahun 1979
tentang penyusutan arsip). Menurut PP 34 tahun 1979, penyusutan arsip
instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan, pemusnahan
dan penyerahan. Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit
pengolah ke unit kearsipan (reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip
secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga
atau instansi yang bersangkutan. Misalnya, USU memiliki unit kearsipan (record
center) tersendiri, sehingga masing-masing Fakultas, Lembaga, UPT, dsb., akan
menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai
jadwal retensi yang ditentukan. Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga
swasta, yayasan, dsb. disusutkan berdasarkan UU. No.8 tahun 1997 tentang
dokumen perusahaan. Inti dari penyusutan dokumen perusahaan adalah sama dengan
penyusutan arsip instansi/badan pemerintah. Contoh Format Jadwal Retensi Arsip
:
No
|
Jenis/ Seri Arsip
|
Jangka Simpan
|
Keterangan
|
Aktif
|
Inaktif
|
1.
|
Kepegawaian
-
Lamaran pekerjaan yang diterima
|
3 bulan
|
-
|
Musnah
|
|
-
Lamaran kerja yang diterima
|
6 bulan
|
1 tahun
|
Musnah
|
|
-
Cut I
|
1 tahun
|
1 tahun
|
Musnah
|
|
-
Personal file profesor…
|
Sampai pensiun
|
3 tahun sesudah pensiun
|
Diserahkan
|
2.
|
Keuangan
-
Daftar gaji
|
1 tahun
|
5 tahun
|
Musnah
|
|
-
Kontrak penjualan asset
|
1 tahun
|
5 tahun
|
Diserahkan
|
Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip
seperti, Perpustakaan dan Depo Arsip kota, Perpustakaan dan Depo Arsip
provinsi, atau ANRI, statusnya akan berubah menjadi arsip statis (archives) dan
disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena arsip tersebut memiliki
nilai informasi, historis, ilmiah, dan pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb.)
Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan dengan
menggunakan berita acara.
BERITA ACARA PEMUSNAHAN
ARSIP
Pada
hari ini…..tanggal….. bulan…….. tahun……. ,telah dilaksanakan pemusnahan arsip
berdasarkan Jadwal Rentensi Arsip. Adapun arsip yang dimusnahkan adalah
sebagaimana tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir. Pelaksanaan
pemusnahan dilakukan dengan cara:……………………………………
Saksi-Saksi,
(…………………….) (……..………………) (……….…………….)
Petugas Bagian Hukum Bagian Pengawasan
BERITA ACARA PENYERAHAN
ARSIP STATIS
Pada
hari ini … ,tanggal, ……,bulan………,tahun…. ,kami yang bertanda tangan di bawah
ini:
- N
a m a :
Jabatan :
Dalam hal ini bertindak atas nama ………… (instansi
yang menyerahkan) untuk selanjutnya disebut Pihak Pertama.
- Nama
:
Jabatan :
Dalam hal ini bertindak sebagai atas Arsip Nasional.
RI (Perpustakaan dan Depo Arsip Sumatera Utara) untuk selanjutnya disebut Pihak
Kedua, menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip statis seperti
tercantum dalam daftar Pertelaan Penyerahan untuk disimpan di …………………………..
Yang Menyerahkan, Yang Menerima,
( ) ( )