Fungsi Budaya Organisasi

Penelitian mengenai budaya organisasi dalam rentang waktu dua puluh lima tahun terakhir ini telah mengalami perkembangan pesat. Hal ini seiring dengan semakin banyaknya organisasi yang berlomba-lomba untuk membangun budaya yang kuat dalam organisasinya. Dengan kata lain, keberhasilan suatu organisasi dapat dipengaruhi oleh kuat tidaknya budaya yang dimiliki organisasi tersebut.

Budaya organisasi juga memiliki fungsi untuk memecahkan masalah-masalah pokok dalam proses bertahan dan adaptasinya terhadap lingkungan eksternal. Oleh karena itu, budaya organisasi juga merupakan proses integrasi internal atau mempersatukan para anggota organisasi kedalam suatu pandangan dan aktivitas sehingga dapat memecahkan masalah-masalah pokok secara bersamaan.

Adapun fungsi budaya organisasi menurut pandangan Stephen P.Robbins (2001: 528) adalah :

                                          1.         Mempunyai boundrary-difining roles, yaitu menciptakan perbedaan antara organisasi yang satu dengan lainya.

                                          2.         Menyampaikan rasa identitas untuk anggota organisasi.

                                          3.         Budaya memfasilitasi bangkitnya komitmen pada sesuatu yang lebih besar daripada kepentingan diri individual.

                                          4.         Meningkatkan stabilitas sistem sosial. Budaya adalah perekat sosial yang membantu menghimpun organisasi bersama dengan memberikan standar yang cocok atas apa yang dikatakan dan dilakukan pekerja.

                                          5.         Budaya melayani sebagai sense-making dan mekanisme kontrol yang membimbing dan membentuk sikap dan perilaku pekerja.

Sementara itu, peranan budaya organisasi menurut pandangan Jerald Greenberg dan Robert A. Baron (2003: 518) adalah

                                          1.         Budaya memeberikan rasa identitas

Semakin jelas persepsi dan nilai – nilai bersama organisasi didefinisikan, semakin kuat orang dapat disatukan dengan misi organisasi dan meras menjadi penting darinya.

                                          2.         Budaya membangkitkan komitmen pada misi organisasi

Kadang-kadang sulit bagi orang untuk berpikir diluar kepentingannya sendiri, seberapa besar akan memengaruhi dirinya. Tetapi apabila terdapat strong culture, orang merasa bahwa mereka menjadi bagian dari yang besar, dan terlibat dalam keseluruhan kerja organisasi. Lebih besar dari setiap kepentingan individu, buday meningkatkan orang tentang apa makna sebenarnya organisasi itu.

                                          3.         Budaya memperjelas dan memperkuat standar perilaku

Budaya membimbing kata dan perbuatan pekerja, membuat jelas apa yang harus dilakukan dan kata kata dalam situasi tertentu, terutama berguna bagi pendatang baru. Budaya mengusahakan stabilitas bagi pelaku, keduanya dengan harapan apa yang harus dilakukan pada waktu yang berbeda dan juga apa yang harus dilakukan individu yang berbeda di saat yang sama.

Pendapat para pakar tentang fungsi budaya organisasi di atas menunjukan beberapa kesamaan, sedangkan beberapa perbedaan yang bersifat saling melengkapi. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa fungsi budaya organisasi adalah: (1) menunjukan identitas, (2) menunjukan batasan peran yang jelas, (3) menunjukan komitmen kolektif, (4) membangun stabilitas sistem sosial, (5) membangun pikiran sehat dan masuk akal, dan (6) memperjelas standar perilaku.

Budaya Organisasi

Kajian budaya dalam bidang studi organisasi dimulai ketika terjadi perubahan paradigma cara pandang terhadap organisasi dimana organisasi tidak dipandang lagi sebagai instrumen yang bersifat formal dan rasional yang sekedar dibentuk untuk membantu manusia untuk memenuhi kebutuhannya, tetapi juga organisasi dipandang seolah-olah sebagai makhluk hidup yang mempunyai kepribadian dan karakter unik di luar karakteristik strukturalnya.

Konsep budaya organisasi dapat dikatakan masih relatif baru yakni mulai berkembang sekitar awal tahun 1980-an. Achmad Sobirin dalam bukunya, Budaya Organisasi, menyebutkan bahwa secara umum konsep budaya organisasi dibagi menjadi dua mahzab. Mahzab yang pertama ialah ideational school yang lebih melihat budaya sebagai sebuah organisasi dari apa yang dipahami, dijiwai, dan dipraktikan bersama oleh anggota sebuah komunitas. Vijai Sathe menyatakan bahwa budaya organisasi merupakan satu set asumsi yang dianggap sangat penting (meski kadang tidak tertulis) yang di-shared oleh para anggota sebuah komunitas atau organisasi (Sobirin, 2009:126).

Mahzab yang kedua ialah adalah adaptionist school yang melihat budaya seperti arsitektur atau tata ruang bangunan fisik dari sebuah organisasi maupun dari orang-orang yang terlibat didalamnya seperti misalnya pola perilaku maupun cara mereka berkomunikasi. Deal and Kennedy secara sederhana mengatakan bahwa budaya organisasi adalah cara kita melakukan sesuatu di lingkungan organisasi ini (Sobirin, 2009: 127).

Peter F. Druicker dalam buku Robert G. Owens, Organizational Behavior in Education, memberikan definisi budaya organisasi sebagai berikut:

Organizational culture is the body of solutions to external and internal problems that has worked consistently for a group and that is therefore taught to new members as the correct way perceive, think about, and feel in relation to those problem.

Budaya Organisasi adalah pokok penyelesaian masalah-masalah eksternal dan internal yang pelaksanaannya dilakukan secara konsisten oleh suatu kelompok yang kemudian mewariskan kepada anggota-anggota baru sebagai cara yang tepat untuk memahami, memikirkan, dan merasakan terhadap masalah-masalah terkait seperti diatas.

(Tika, 2006 : 4)

Definisi budaya organisasi yang lebih sederhana disebutkan oleh Stephen Robbins (2006: 723) yaitu sebagai sistem makna bersama yang dianut oleh anggota-anggota yang membedakan organisasi itu dari organisasi-organisasi lain. Hal ini menunjukan bahwa budaya merupakan seperangkat karakteristik utama dari sebuah organisasi.

Budaya organisasi juga didefinisikan oleh Moorhead dan Griffin yaitu sebagai seperangkat nilai, yang diterima selalu benar, yang membantu seseorang dalam organisasi untuk memahami tindakan-tindakan mana yang dapat diterima dan tindakan mana yang tidak dapat diterima (Eugene dan Nic, 1995:63). Nilai-nilai ini biasanya dikomunikasikan melalui cerita ataupun cara-cara simbolis lainnya.

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa budaya organisasi merupakan sistem nilai tertentu yang dianut bersama oleh suatu kelompok tertentu yang digunakan untuk mengatur tindakan-tindakan yang dianggap benar ataupun tidak dalam kelompok tersebut dan juga dapat dijadikan sebagai pembeda antara kelompok tersebut dengan kelompok lainnya.

Pengaruh Komitmen Organisasi terhadap Kinerja Karyawan

Beberapa penelitian membahas pengaruh variabel komitmen organisasi terhadap kinerja karyawan yang berhubungan juga dengan pencapaian tujuan organisasi, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Khoirul. 2001, Pengaruh Komitmen Organisasional Pimpinan Terhadap Kinerja Karyawan Universitas Muhammadiyah Malang. Variabel bebas penelitian terdiri dari kemauan, kesetiaan dan kebanggaan. Untuk menganalisis penelitian digunakan analisis jalur. Hasil penelitiannya menyimpulkan bahwa ada pengaruh komitmen karyawan terhadap kinerja karyawan.
2. Darwish A. Yousef, Organisasional Commitment and Job satisfication as predictors of Toward Organisasional Change in a Non Western Setting. Penelitian dilakukan terhadap 361 karyawan dari sejumlah organisasi di Uni Emirat Arab (UEA) dengan rincian sebagai berikut : 61% responden adalah pegawai Asia, 12 % pegawai Arab, 2% pegawai bangsa lain. Total 85% pegawai Asia, 13% dari Arab, 1,5% pegawai Eropa, dan 0,5% bangsa lain. Tujuan penelitian adalah untuk menginvestigasi peran dari bermacam-macam dimensi komitmen organisasional dan job satisfiction dalam memprediksi bermacam-macam sikap menuju perubahan organisasi dalam setting bukan pekerja barat. Path analysis digunakan untuk menganalisis data. Adapun variabel independen job satisfication yaitu pay, promotion, supervision, co-worker, dan security. Sedangkan variabel mediator yaitu organizational commitment (afective commitment, continuance commiment, dan normative commitment). Serta variabel dependen yaitu attitudes toward organizational change. Hasil penelitian menyimpulkan bahwa sikap dan perilaku pegawai menuju perubahan organisasi akan meningkat seiring dengan peningkatan affective commitment dan continuance commiment secara langsung dan berpengaruh negatif terhadap cognitive attitudes. Affective commitment memediasi hubungan antara kepuasan kerja terhadap kondisi kerja, gaji, promosi, supervisi dan keamanan kerja dengan cognitive, affective, dan behaviour menuju perubahan. Continuance commitment memediasi hubungan antara kepuasan kerja terhadap gaji, promosi, supevisi dan lain-lain terhadap kognisi menuju perubahan. Kepuasan kerja terhadap gaji, promosi, supervisi, dan lainnya berpengaruh secara langsung dan positif terhadap komitmen organisasional.
3. Steffen, et.al., 1996, Satisfication with Nurting Homes : The Design of Employee Jobs Can Ultimately Influence Family Member’s Perception. Penelitian dilakukan di panti asuhan yang ditujukan untuk menguji organizational commitment sebagai faktor penentu kualitas pelayanan. Responden penelitian adalah 489 staf panti asuhan. Teknik penarikan sampel random. Teknik analisis yang digunakan adalah korelasi. Variabel independen yaitu skill variety, task identity, dan autonomy. Dan variabel interventing yaitu komitmen. Serta variabel dependen yaitu kualitas pelayanan. Hasil penelitian menyimpulkan bahwa komitmen organisasional berkorelasi dengan kualitas pelayanan, ragam keterampilan berkorelasi dengan komitmen organisasional, identifikasi tugas berkorelasi dengan komitmen organisasional, dan otonomi berkorelasi dengan komitmen organisasional.

Proses Komunikasi

Dalam hubungannya dengan proses sosial, komunikasi menjadi sebuah cara dalam melakukan perubahan sosial (social change). Komunikasi berperan menjembatani perbedaan dalam masyarakat karena mampu merekatkan kembali sistem sosial masyarakat dalam usahanya melakukan perubahan. Namun begitu, komunikasi juga tak akan lepas dari konteks sosialnya. Artinya ia akan diwarnai oleh sikap, perilaku, pola, norma, pranata masyarakatnya. Jadi keduanya saling mempengaruhi dan saling melengkapi, seperti halnya hubungan antara manusia dengan masyarakat. Little john (1999), menjelaskan hal ini dalam genre interactionist theories. Dalam teori ini, dijelaskan bahwa memahami kehidupan sosial sebagai proses interaksi. Komunikasi (interaksi) merupakan sarana kita belajar berperilaku. Komunikasi merupakan perekat masyarakat. Masyarakat tidak akan ada tanpa komunikasi. Struktur sosial-struktur sosial diciptakan dan ditopang melalui interaksi. Bahasa yang dipakai dalam komunikasi adalah untuk menciptakan struktur-struktur sosial.
Hubungan antara perubahan sosial dengan komunikasi (atau media komunikasi) pernah diamati oleh Goran Hedebro (dalam Nurudin, 2004) sebagai berikut :
Teori komunikasi mengandung makna pertukaran pesan. Tidak ada perubahan dalam masyarakat tanpa peran komunikasi. Dengan demikian, bisa dikatakan bahwa komunikasi hadir pada semua upaya bertujuan membawa ke arah perubahan.
Meskipun dikatakan bahwa komunikasi hadir dengan tujuan membawa perubahan, namun ia bukan satu-satunya alat dalam membawa perubahan sosial. Dengan kata lain, komunikasi hanya salah satu dari banyak faktor yang menimbulkan perubahan masyarakat.

Media yang digunakan dalam komunikasi berperan melegitimasi bangunan sosial yang ada. Ia adalah pembentuk kesadaran yang pada akhirnya menentukan persepsi orang terhadap dunia dan masyarakat tempat mereka hidup.

Komunikasi adalah alat yang luar biasa guna mengawasi salah satu kekuatan penting masyarakat; konsepsi mental yang membentuk wawasan orang mengenai kehidupan. Dengan kata lain, mereka yang berada dalam posisi mengawasi media, dapat menggerakkan pengaruh yang menentukan menuju arah perubahan sosial.

Komunikasi sebagai proses sosial adalah bagian integral dari masyarakat. Secara garis besar komunikasi sebagai proses sosial di masyarkat memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut : (1) Komunikasi menghubungkan antar berbagai komponen masyarakat. Komponen di sini tidak hanya individu dan masyarakat saja, melainkan juga berbagai bentuk lembaga sosial (pers, humas, universitas); (2) Komunikasi membuka peradaban (civilization) baru manusia; (3) Komunikasi adalah manifestasi kontrol sosial dalam masyarakat; (4) Tanpa bisa diingkari komunikasi berperan dalam sosialisasi nilai ke masyarakat; dan (5) Seseorang akan diketahui jati dirinya sebagai manusia karena menggunakan komunikasi. Itu juga berarti komunikasi menunjukkan identitas sosial seseorang.

Peralatan Kearsipan

Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:

1. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.
2. Folder, folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
3. Guide, Guide adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.
4. Filing Cabinet, Filing cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlacii ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.
5. Almari Arsip, Almari arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.
6. Berkas Kotak (Box file), Berkas atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya diperbgunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping).
7. Rak Arsip, Rak arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah
8. Rotary Filling, Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).
9. Cardex (Card Index), Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartukartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.
10. File yang dapat dilihat (Visible reference record file), Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya. 

Penyimpanan Arsip

Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip.

Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian di atas). Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah ditemu-balikkan atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah- langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi dan asas campuran atau kombinasi.

1. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Dengan demikian, penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu.
2. Sebaliknya, penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. Dalam hal yang demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya.
3. Sedangkan asas campuran, merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan.

Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara aktual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut populer dengan sebutan “filingSystem". Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari:

1. Sistem Abjad,
2. Sistem angka/nomor (numerik),
3. Sistem Wilayah,
4. Sistem subyek, dan
5. Sistem Urutan Waktu (kronologis).

Disamping kelima sistem di atas, banyak arganisasi atau instansi yang menerapkan sistem kombinasi. 

ARSIP

Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang dan atau pembatasan  ruang lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip, dirasa sangat  penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. Secara  etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam bahasa  Ingris disebut "archive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti  permulaan. Kemudian dari kata “arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang  berarti catatan. Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon"  yang berarti "gedung pernerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga  berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti:  catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusankeputusan,  akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Dalam  bahasa Ingris, arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya  simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan  sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering di  sebut sebagai berkas.

Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar,  rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau  keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas  suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti  surat; akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.

Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.

Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, memberikan rumusan arsip sebagai berikut:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Selanjutnya, UU No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Menurut Undang-undang tersebut, tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggunjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah (Pasal 3 UU.No. 7 Tahun 1971).

2.2 Jenis-Jenis Arsip

Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macarn, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:

1. Berdasarkan Fungsi.

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

1. Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
2. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaKSanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

2 Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

1. Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:

-          Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.

-          Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

-          Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

-          Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

2.  Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:

-          Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

-          Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.

3. Berdasarkan sifat

Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

1. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
2. Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum

4. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

1. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
2. Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit.
3. Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

5.  Berdasarkan keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

6.  Berdasarkan subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

7.  Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya.

Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.

8. Berdasarkan Sifat Kepentingannya.

Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

2.3 Ciri-Ciri Arsip Dinamis

Berdasarkan uraian terdahulu, bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan demikian, arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
2. Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.

Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat. Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibedakan atas:

1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor
2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun
3. Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2.4 Siklus Arsip Dinamis

Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle).

Tahap pertama, adalah merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film,tape atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita, atau yang dibuat oleh instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.

Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Karena tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang cepat, maka arsip dinamis disinpan di kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip. Umumnya arsip dinamis memiliki siklus hidup aktif sekitar satu sampai dua tahun, namun masih ada juga arsip dinamis yang memiliki siklus aktif yang lebih panjang. Misalnya, berkas pegawai (karyawan) pasti merupakan berkas aktif selama pegawai tersebut tetap bekerja di suatu instansi atau perusahaan.

Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan sebagainya.

Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip.

Penyusunan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna primer (hukum, fiskal, administratif, keilmuan), maupun nilai guna sekunder. Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan)atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip, beserta jangka waktu penyimpanannya, dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pernbakaran, pencacahan, pembuburan, dan kimiawi.

Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP.No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). Menurut PP 34 tahun 1979, penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. Misalnya, USU memiliki unit kearsipan (record center) tersendiri, sehingga masing-masing Fakultas, Lembaga, UPT, dsb., akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang ditentukan. Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta, yayasan, dsb. disusutkan berdasarkan UU. No.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Inti dari penyusutan dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah. Contoh Format Jadwal Retensi Arsip :

No	Jenis/ Seri Arsip	Jangka Simpan		Keterangan
		Aktif	Inaktif
1.	Kepegawaian -          Lamaran pekerjaan yang diterima	3 bulan	-	Musnah
	-          Lamaran kerja yang diterima	6 bulan	1 tahun	Musnah
	-          Cut I	1 tahun	1 tahun	Musnah
	-          Personal file profesor…	Sampai pensiun	3 tahun sesudah pensiun	Diserahkan
2.	Keuangan -          Daftar gaji	1 tahun	5 tahun	Musnah
	-          Kontrak penjualan asset	1 tahun	5 tahun	Diserahkan

Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti, Perpustakaan dan Depo Arsip kota, Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi, atau ANRI, statusnya akan berubah menjadi arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena arsip tersebut memiliki nilai informasi, historis, ilmiah, dan pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb.) Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara. 

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Pada hari ini…..tanggal….. bulan…….. tahun……. ,telah dilaksanakan pemusnahan arsip berdasarkan Jadwal Rentensi Arsip. Adapun arsip yang dimusnahkan adalah sebagaimana tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir. Pelaksanaan pemusnahan dilakukan dengan cara:……………………………………

                                                  Saksi-Saksi,

(…………………….)             (……..………………)       (……….…………….)          

      Petugas                                   Bagian Hukum                       Bagian Pengawasan

BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS

Pada hari ini … ,tanggal, ……,bulan………,tahun…. ,kami yang bertanda tangan di bawah ini:

1. N a m a :

Jabatan :

Dalam hal ini bertindak atas nama ………… (instansi yang menyerahkan) untuk selanjutnya disebut Pihak Pertama.

2. Nama :

Jabatan :

Dalam hal ini bertindak sebagai atas Arsip Nasional. RI (Perpustakaan dan Depo Arsip Sumatera Utara) untuk selanjutnya disebut Pihak Kedua, menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip statis seperti tercantum dalam daftar Pertelaan Penyerahan untuk disimpan di …………………………..

        Yang Menyerahkan,                                                       Yang Menerima,

          (                         )                                                         (                         )