Rabu, 25 April 2012

ARSIP


Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang dan atau pembatasan  ruang lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip, dirasa sangat  penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. Secara  etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam bahasa  Ingris disebut "archive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti  permulaan. Kemudian dari kata “arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang  berarti catatan. Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon"  yang berarti "gedung pernerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga  berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti:  catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusankeputusan,  akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Dalam  bahasa Ingris, arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya  simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan  sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering di  sebut sebagai berkas.
Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar,  rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau  keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas  suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti  surat; akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.
Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, memberikan rumusan arsip sebagai berikut:
  1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
  2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selanjutnya, UU No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Menurut Undang-undang tersebut, tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggunjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah (Pasal 3 UU.No. 7 Tahun 1971).

2.2 Jenis-Jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macarn, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:
1. Berdasarkan Fungsi.
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
  1. Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
  2. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaKSanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
2 Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
  1. Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
-          Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
-          Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
-          Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
-          Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
  1.  Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:
-          Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
-          Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.
3. Berdasarkan sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
  1. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
  2. Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum
4. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
  1. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
  2. Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit.
  3. Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
5.  Berdasarkan keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

6.  Berdasarkan subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
7.  Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya.
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.
8. Berdasarkan Sifat Kepentingannya.
Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

2.3 Ciri-Ciri Arsip Dinamis
Berdasarkan uraian terdahulu, bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan demikian, arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:
  1. Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
  2. Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat. Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibedakan atas:
  1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor
  2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun
  3. Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2.4 Siklus Arsip Dinamis
Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle).
Tahap pertama, adalah merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film,tape atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita, atau yang dibuat oleh instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.
Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Karena tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang cepat, maka arsip dinamis disinpan di kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip. Umumnya arsip dinamis memiliki siklus hidup aktif sekitar satu sampai dua tahun, namun masih ada juga arsip dinamis yang memiliki siklus aktif yang lebih panjang. Misalnya, berkas pegawai (karyawan) pasti merupakan berkas aktif selama pegawai tersebut tetap bekerja di suatu instansi atau perusahaan.
Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan sebagainya.
Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip.
Penyusunan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna primer (hukum, fiskal, administratif, keilmuan), maupun nilai guna sekunder. Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan)atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip, beserta jangka waktu penyimpanannya, dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pernbakaran, pencacahan, pembuburan, dan kimiawi.
Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP.No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). Menurut PP 34 tahun 1979, penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. Misalnya, USU memiliki unit kearsipan (record center) tersendiri, sehingga masing-masing Fakultas, Lembaga, UPT, dsb., akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang ditentukan. Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta, yayasan, dsb. disusutkan berdasarkan UU. No.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Inti dari penyusutan dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah. Contoh Format Jadwal Retensi Arsip :

No
Jenis/ Seri Arsip
Jangka Simpan
Keterangan
Aktif
Inaktif
1.
Kepegawaian
-          Lamaran pekerjaan yang diterima
3 bulan
-
Musnah

-          Lamaran kerja yang diterima
6 bulan
1 tahun
Musnah

-          Cut I
1 tahun
1 tahun
Musnah

-          Personal file profesor…
Sampai pensiun
3 tahun sesudah pensiun
Diserahkan
2.
Keuangan
-          Daftar gaji
1 tahun
5 tahun
Musnah

-          Kontrak penjualan asset
1 tahun
5 tahun
Diserahkan

Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti, Perpustakaan dan Depo Arsip kota, Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi, atau ANRI, statusnya akan berubah menjadi arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena arsip tersebut memiliki nilai informasi, historis, ilmiah, dan pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb.) Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara. 

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
Pada hari ini…..tanggal….. bulan…….. tahun……. ,telah dilaksanakan pemusnahan arsip berdasarkan Jadwal Rentensi Arsip. Adapun arsip yang dimusnahkan adalah sebagaimana tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir. Pelaksanaan pemusnahan dilakukan dengan cara:……………………………………
                                                  Saksi-Saksi,
(…………………….)             (……..………………)       (……….…………….)          
      Petugas                                   Bagian Hukum                       Bagian Pengawasan

BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS
Pada hari ini … ,tanggal, ……,bulan………,tahun…. ,kami yang bertanda tangan di bawah ini:
  1. N a m a :
Jabatan :
Dalam hal ini bertindak atas nama ………… (instansi yang menyerahkan) untuk selanjutnya disebut Pihak Pertama.
  1. Nama :
Jabatan :
Dalam hal ini bertindak sebagai atas Arsip Nasional. RI (Perpustakaan dan Depo Arsip Sumatera Utara) untuk selanjutnya disebut Pihak Kedua, menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip statis seperti tercantum dalam daftar Pertelaan Penyerahan untuk disimpan di …………………………..
        Yang Menyerahkan,                                                       Yang Menerima,

          (                         )                                                         (                         ) 

Tidak ada komentar:

Posting Komentar