Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak
suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau
organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan
(retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan terkandung
unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip.
Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan
tertentu (lihat uraian di atas). Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan
dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang
baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah ditemu-balikkan atau ditemukan kembali
sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah- langkah apa yang perlu
diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. Untuk menyelenggarakan
penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel) perlu
ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi
masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan
penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi, asas
desentralisasi dan asas campuran atau kombinasi.
- Penyimpanan
arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip yang
dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Dengan demikian, penyimpanan
arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan
pada satu tempat/unit tertentu.
- Sebaliknya,
penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan
memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. Dalam hal yang
demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan
penyimpanan arsipnya.
- Sedangkan
asas campuran, merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan
sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan
menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri, sedangkan
penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan.
Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini
adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya
secara aktual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem
penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis
tersebut populer dengan sebutan “filingSystem". Para ahli kearsipan
kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau
dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari:
- Sistem
Abjad,
- Sistem
angka/nomor (numerik),
- Sistem
Wilayah,
- Sistem
subyek, dan
- Sistem
Urutan Waktu (kronologis).
Disamping kelima sistem di atas, banyak arganisasi
atau instansi yang menerapkan sistem kombinasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar